La carta sparisce dagli uffici per lasciare spazio all’archivio digitale. Una vera e propria rivoluzione per le aziende, che da un anno a questa parte sembrano essersi decise ad abbandonare il “pezzo di carta” per affidarsi alle nuove tecnologie, sempre più convenienti e sicure. Un modo per archiviare ed accedere ai documenti in modo più veloce, ma anche per promuovere uno sviluppo sostenibile finalizzato alla tutela dell’ambiente con riduzione dell’inquinamento ambientale. “In realtà è dal 2004 che, per decreto ministeriale, le aziende possono archiviare i documenti amministrativi in modo telematico, ma finora c’è stata molta diffidenza nell’abbandonare la carta per affidarsi alla schermata di un computer” afferma Alvino Lancini, direttore commerciale di Archivist, società, che ha stretto una partnership commerciale con Siseco, azienda che si posiziona tra i leader italiani per la gestione del Crm. L’accordo riguarda Archibox, una soluzione con brevetto italiano ed europeo, 5 livelli di sicurezza e criptatura dei file con certificati a 4096 bit per l’archiviazione digitale che garantisce vantaggi immediati dietro pagamento di un canone fisso che parte da 2-300 euro mensili.

Riduzione dell’inquinamento ambientale
Vantaggi immediati e anche meno immediati come per esempio la riduzione dell’inquinamento ambientale, la tutela dell’ambiente e il favorire uno sviluppo sostenibile. “Finalmente sembra che le cose stiano cambiando” spiega Lancini di Archivist, società nata a Carpi nel 1997 con una sede nel polo tecnologico di Dalmine “nel 2010 abbiamo registrato un aumento del 70% del fatturato rispetto all’anno precedente, arrivando ad avere 300 clienti attivi e 60/70 miliardi di documenti gestiti. Questo significa da una parte che nel settore c’è finalmente un’inversione di tendenza, seppur rallentata dalla crisi, e dall’altra che la soluzione che proponiamo incontra le esigenze del mercato”. Anche nella strategia commerciale c’è stato un cambiamento: dal 2010 Archivist è infatti diventata partner di Siseco, azienda del milanese specialista in soluzione IT e Crm. Un sodalizio che porta anche dei miglioramenti nelle prestazioni, dando vita a due soluzioni complementari. “Grazie all’integrazione tra il Crm e Archivist è possibile archiviare e gestire tutti i tipi di file, grazie a un sistema di ricerca federata in diversi database” dice Andrea Albanese, Channel & Alliance manager di Siseco, “Siamo due società piccole, flessibili e dinamiche. Possiamo venire incontro alle esigenze peculiari del cliente, che ha un unico interlocutore”.

Un mondo quasi inesplorato
Secondo un’analisi realizzata da Gartner, il boom dell’archiviazione telematica in Italia dovrebbe durare altri tre/cinque anni. “Si tratta di un mondo quasi inesplorato e ancora poco sfruttato, anche se per le aziende non è difficile percepire i vantaggi del digitale, soprattutto oggi che ogni società può dematerializzare circa il 98% dei propri documenti: la carta costa e oltretutto contribuisce all’inquinamento ambientale, i raccoglitori occupano spazio e richiedono una gestione accurata per poter ritrovare poi quello che serve. Con la nostra archiviazione digitale, invece, è facile ritrovare ogni tipo di documento, da quelli amministrativi alle proposte fatte ai clienti, alle mail con un click. Inoltre ogni file è criptato, nessun dipendente può esportare giga di dati, ma per gli utenti abilitati ogni reperimento avviene con facilità grazie a un accesso che rimane tracciato” aggiunge Lancini.

Riduzione dell’inquinamento ambientale
Nel 2007, Archivist ha brevettato Archibox, una soluzione che consente di avere vantaggi immediati sulla gestione dei documenti, con costi contenuti e chiari, ma anche sulla riduzione di inquinamento ambientale, per la tutela dell’ambiente e per uno sviluppo sostenibile. “Non si tratta di un prodotto, ma di un servizio che contiene tutto quello che serve per l’archiviazione digitale” spiega il direttore commerciale di Archivist, partner di Siseco. “Dietro pagamento di un canone pay per use il cliente ha la possibilità di conservare i dati grazie a un software di archiviazione e gestione documentale che viene dato in comodato d’uso gratuito. Ha poi un server dedicato, servizi di back up giornalieri e mensili pilotati da noi, disaster recovery con copia dei documenti conservata ad almeno 150 chilometri di distanza dalla sede dell’azienda e consulenza specifica”. L’azienda ha quindi sempre a disposizione su web i propri dati, che sono conservati anche in una scatola nera in ufficio e in una sede distaccata. Archibox è adatto sia per le piccole aziende e i liberi professionisti, sia per comuni, istituti bancari e grandi società.
“Il Crm di Siseco, il b.com, e il sistema di archiviazione Archibox si possono integrare, in quanto b.com lavora sui contatti, mentre Archibox è incentrato sui documenti” aggiunge Albanese, “La ricerca in locale di qualsiasi tipo di documento è più veloce e si possono trovare tutti i documenti in remoto”.

In particolare, fanno sapere gli scienziati del Palo Alto Research Centre (PARC), la nuova carta è rivestita di alcuni agenti chimici che possono essere “manipolati” da una stampante ad hoc.

COME FUNZIONA
Gli elementi impiegati sono fotosensibili e si trasformano in bianco quando sono colpiti dalla luce ultravioletta. Il che significa che i testi scompaiono col tempo o diventano bianchi quando i fogli vengono sottoposti alla “scansione” di una stampante dedicata.
La stampante non usa toner o inchiostri, dunque non abbisogna di ricambi o refill, e ha due usi: produrre fogli di testo e cancellare alla bisogna testi non ancora “scomparsi” da sé.

TENTATIVI PRECEDENTI
La nuova tecnologia rappresenta una evoluzione di un sistema presentato due anni fa dagli stessi laboratori di Xerox, un sistema in continua evoluzione che – assicurano gli scienziati – potrebbe avere un impatto notevolissimo sulla riduzione dell’ uso della carta.

LA DIPENDENZA DALLA CARTA
Quella che Xerox definisce carta cancellabile potrebbe sostituire, secondo l’ azienda, almeno due fogli ogni cinque prodotti dalle aziende. Secondo Xerox, il 44,5 per cento di tutti i documenti stampati vengono usati una volta soltanto e il 25 per cento viene gettato lo stesso giorno in cui viene stampato.

“Nonostante il nostro ricorso ai computer per condividere ed elaborare l’ informazione – ha spiegato Paul Smith, direttore del centro canadese di ricerca sui nuovi materiali (nella foto in alto) – c’ è ancora una diffusa dipendenza dalla carta stampata per leggere e apprendere contenuti. Naturalmente noi tutti vorremmo usare meno carta, ma sappiamo dalle interviste sui nostri clienti che molti ancora preferiscono lavorare con l’ informazione su carta. Documenti che si auto-cancellano per un uso a breve termine sono una soluzione ideale“.